第一章   总 则

第一条  为了加强我校档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》等有关法律法规要求，结合我校工作实际，制定本办法。

第二条  学校档案是指学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案是全校广大师生员工劳动智慧的结晶，是学校各项工作的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证，是党和国家的宝贵财富，必须由档案馆实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。

第四条  学校档案工作是学校重要的基础性工作,是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，必须将之纳入学校整体发展规划。各单位必须加强对档案工作的领导和管理，把文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入各部门的工作制度中并落实到相关人员的岗位职责里，做好“三纳入”、“四同步”工作。“三纳入”即纳入学校规划和计划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；“四同步”即布置、检查、总结、验收各项工作的同时要布置、检查、总结、验收档案工作。要严格实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校在重大项目鉴定、科研成果报奖、基建工程竣工验收和重要仪器设备开箱验收时必须有校档案馆工作人员参加。

第二章 管理体制

第五条  学校设立档案馆，统一管理全校档案。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。

第六条  学校档案工作由校长领导，由一名分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。各职能部门和学院必须有一位分管档案工作的领导，有专职或兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和归档工作，各级领导要保证专、兼职档案员的工作时间和条件，经常督促和检查他们的工作。

第七条  为了便于档案的保管和利用，对于某些需要特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要经批准设立分室管理，分室是档案馆的分支机构，受主管单位和档案馆的双重领导。分室每年必须向档案馆报送新增库存目录，并不定期向档案馆移交永久保存档案。

第八条  档案馆的管理职责

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟定学校档案工作规章制度并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）负责编制检索工具、编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施学校档案信息化建设和电子文档归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校专、兼职档案工作人员的业务培训工作；

（八）负责管理校史展览馆，利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动；

（十）完成学校领导交办的其它工作。

第九条  学校档案馆设馆长一名，副馆长一名，协助主管校领导具体负责学校档案工作。

第十条 学校应当为档案馆配备专职档案工作人员。专职档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校档案数量和工作任务确定。

第十一条  学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代管理技能。

第十二条  专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条  学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第二章   档案管理

第十四条学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十五条  文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础，学校各单位和个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料都必须移交档案馆集中管理，任何单位和个人都不得据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。对于捐赠档案的个人，学校予以奖励。

第十六条  学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（五）科研类：主要包括科研管理和科研实践活动中形成的文件材料。

（六）基本建设类：主要包括基本建设管理和基本建设活动中形成的文件材料。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其它学术刊物及本校出版社出版的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校在从事外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料及声像材料。

（十一）财会类：主要包括学校在财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）等各种载体形式。

第十七条  实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门的兼职档案员应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，经检查合格后向档案馆移交。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894——2002）执行。

第十八条  党群类、行政类档案以及其它各类档案的综合材料在次年6月底前归档；教学类和其它按学年度归档的档案材料在当年寒假前归档；科研类档案在项目完成后2个月内归档；基建类档案在项目完成后3个月内归档；仪器设备类档案在开箱验收后归档；出版类、外事类、财会类档案按年度归档；随时接收上级规定应接收的档案。

第十九条各单位向档案馆移交档案必须履行相关移交手续，交接双方必须签名盖章。

第二十条  档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十一条  档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十二条  档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十三条  档案馆要严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，执行档案安全和保密制度，实行档案库房、档案办公、档案阅览三分开制度。按照档案保管要求购置必要设施和设备，做好防盗、防火、防光、防潮、防虫、防尘、防鼠、防高温“八防”措施，确保档案安全。

第二十四条对入库档案统一分类编目，坚持做到分类科学、整理系统、排架合理、保管安全、利用方便。已归档材料如需更改，必须由有关部门负责人批准签署意见，方可进行。

第二十五条案卷依档号次序排放，密集架编制顺序号，库房备有档案存放位置示意图，定期统计档案的收进、移出、保管、利用等情况。

第二十六条  认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第三章   档案利用

第二十七条  档案馆应当按照国家和学校有关规定公布档案。未经学校允许，任何组织和个人无权公布学校档案。

第二十八条  凡持有合法证明的单位或个人，在表明利用档案的目的并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

第二十九条  查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。需要利用的档案涉及重大问题或国家机密，应当经学校保密工作部门批准。

第三十条  档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。

第三十一条  档案馆是学校出具档案证明的唯一机构，加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十二条档案管理人员要熟悉馆藏，积极主动提供档案利用，充分发挥学校领导和相关部门的参谋和助手作用。同时应当为社会利用创造便利条件，主动构架学校与社会沟通的信息桥梁。

第三十三条档案馆应设立专门阅览室，编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为学校和社会利用档案创造便利条件。

第三十四条  寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十五条  档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料应当经档案形成单位同意，并报校长批准。

第三十六条  档案馆应当采取多种形式积极开展档案宣传工作。

第四章   条件保障

第三十七条学校应当将档案工作所需经费列入学校财政预算，保证档案工作的需求。设分室的部门自行解决档案装具等方面经费的开支。

第三十八条学校应当按照《档案馆建设标准》（建标103——2008）要求，为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十九条学校应当设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第五章   奖励与处罚

第四十条学校建立档案工作检查、考核和评估制度，对档案工作成绩突出的单位和档案专、兼职工作人员给予表彰和奖励。

第四十一条对违反《中华人民共和国档案法》的行为，要对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

第六章   附则

第四十二条学校依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》等法律法规制定党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基建类、仪器设备类、产品类、外事类、出版类、财会类、声像类等各大类档案管理实施细则。

第四十三条本办法自发布之日起执行，原《西安电子科技大学档案管理办法》（1998年2月修订)同时废止。